Autorin
Dr. iur. Claudia Götz Staehlin, LL,M.
Claudia Götz Staehelin ist Partnerin bei Kellerhals Carrard und führt im Auftrag von Unternehmen interne Untersuchungen durch, berät Unternehmen in Compliance-Angelegenheiten und vertritt ihre Klienten in Verfahren vor Behörden, staatlichen Gerichten und Schiedsgerichten. Claudia Götz Staehelin verbindet rechtliche Expertise mit langjähriger, internationaler Business-Erfahrung, die sie als Head Litigation von Novartis erworben hat.
Interne Untersuchungen sind zentraler Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Systems. Muss ein Vorfall untersucht werden, stellt dies Unternehmensverantwortliche vor zahlreiche Fragen aus diversen Rechtsgebieten, die auch ausländische Rechtsordnungen berühren können. Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine interne Untersuchung und wie führt man diese fokussiert und effizient durch? Was ist notwendig, was zulässig, und wo liegen die Grenzen bei Dokumentenanalyse und Mitarbeiterbefragungen? Was muss man bei der Kooperation mit ausländischen Behörden berücksichtigen? Dieses schulthess manager dossier knüpft an praktischen Erfahrungen an, ermöglicht einen Einstieg in die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung interner Untersuchungen und gibt Hilfestellung für ein effizientes Krisenmanagement wie auch für das Erstellen von Verhaltensrichtlinien für interne Untersuchungen.
Dieses schulthess manager dossier zu unternehmensinternen Untersuchungen:
- ermöglicht einen Einstieg in die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung interner Untersuchungen
- vermittelt kompaktes Wissen für Manager auf 60 Seiten
- beleuchtet die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine interne Untersuchung
- zeigt die Grenzen bei Dokumentenanalyse und Mitarbeiterbefragungen auf
- knüpft an praktische Erfahrungen an, gibt Hilfestellung für ein effizientes Krisenmanagement wie auch zur Erstellung von Verhaltensrichtlinien für interne Untersuchungen
Inhaltsverzeichnis
Überblick und Einstieg
1. Grundlagen
Begriff der internen Untersuchung
Themengebiete von internen Untersuchungen
Beispiele von internen Untersuchungen
Abgrenzungen
Parallele behördliche Ermittlungen
Ziel und Zweck einer internen Untersuchung
Pflicht zur internen Untersuchung?
Alternativen zu internen Untersuchungen
Entscheid über die Durchführung der internen Untersuchung
2. Typische Auslöser einer internen Untersuchung
Interne Auslöser
Externe Auslöser
Umgang des Unternehmens mit Quellen
Whistleblower insbesondere
Einführung eines internen Meldesystems
Exkurs: Amnestie- und Leniency-Programme
3. Vorbereitung der internen Untersuchung
Übersicht über die Phasen der internen Untersuchung
Sofort-Massnahmen und Krisenmanagement
Kommunikative Herausforderungen
Plausibilitätsprüfung der Vorwürfe
Untersuchungsmandat und Untersuchungsplanung
Exkurs: Geltung des Anwaltsgeheimnisses in internen Untersuchungen
Untersuchungsplan (inklusive Zeit- und Ressourcenplan)
4. Durchführung der Untersuchung
Typische Untersuchungshandlungen
Verhältnis der Untersuchungshandlungen zueinander
Datenauswertung und Datenanalyse
eDiscovery
Klassische Datenanalyse und -auswertung
Einsatz von neuen Technologien
Mitarbeiterbefragungen
Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Untersuchungen
Berichterstattung
Recht auf Einsicht in die Untersuchungsergebnisse
Effizienz, Kosten- und Qualitätskontrolle
5. Nachbereitung der Untersuchung
Verbesserung des Compliance-Management-Systems
Durchführung des Remediation-Prozesses
Sanktionen gegenüber fehlbaren Mitarbeitern
Pflicht zur Strafanzeige?
6. Standardisierung von Untersuchungsprozessen
Vorteile von standardisierten Untersuchungsprozessen
Spezialisierte Untersuchungsabteilung
Verhaltensrichtlinien für interne Untersuchungen
Standard-Dokumente und Checklisten
Standardisierung des Sanktionierungsprozesses
Endnoten
Verwendete und weiterführende Literatur und Materialien
Abkürzungsverzeichnis
Sachregister
Überblick und Einstieg
Interne Untersuchungen (sog. Internal Investigations) gehören seit mehr als zehn Jahren zur Rechtswirklichkeit von Unternehmen in der Schweiz und im Ausland; sie sind kein neues Phänomen. Ihre rechtlichen Rahmenbedingungen sind heute vermehrt Gegenstand juristischer Diskussion in Wissenschaft und Praxis; dennoch bleiben weiterhin viele Rechtsfragen offen, weshalb praktische Perspektiven wichtig sind. Aus einer Compliance-Sicht sind interne Untersuchungen Teil eines funktionierenden Compliance-Management-Systems. Davon ausgehend, dass auch ein sehr gutes solches System Regelverstösse nie vollständig verhindern kann, dient die interne Untersuchung der Aufdeckung und Ahndung von konkretem Fehlverhalten und gewährleistet das Funktionieren des Compliance-Dreiklangs aus Vorbeugen, Erkennen und Reagieren. Um diesen Zweck zu erreichen, muss die interne Untersuchung jederzeit rechtlich korrekt, effizient und gleichzeitig auch gegenüber den Mitarbeitern fair durchgeführt werden. Nicht zuletzt setzt auch die Art, wie ein Unternehmen auf einen Compliance-Verdacht reagiert, ein Zeichen gegenüber den Mitarbeitern.
Für die Unternehmensleitung, die im konkreten Fall mit dem Vorwurf gesetzes- oder regelwidriger Handlungen der Mitarbeiter oder zumindest mit Handlungen, die gegen interne Richtlinien und Weisungen verstossen, konfrontiert ist, stellt sich eine Vielzahl konkreter Fragen im Zusammenhang mit dem Umgang mit solchen Vorwürfen. Wie hat sich das Unternehmen zum Beispiel zu verhalten, wenn der Verdacht aufkommt, es seien fragwürdige Zahlungen an Behördenvertreter oder Mittelsmänner geleistet worden, um das Geschäft anzukurbeln, zu beschleunigen oder um es am Laufen zu halten? Wie hat sich das Unternehmen zu verhalten, wenn der Verdacht besteht, das obere Management habe darum gewusst, oder dass die Kontrollmechanismen gänzlich versagt haben? Wie ist mit dem gleichzeitig entstehenden medialen Interesse am Compliance-Vorfall umzugehen?
Zu den zahlreichen Fragen, die sich für die Unternehmensleitung stellen, gehört zunächst die, ob das Unternehmen eine interne Untersuchung lancieren soll oder ob möglicherweise anders auf den Verdacht eines Compliance-Vorfalls zu reagieren ist, etwa indem direkt Strafanzeige eingereicht wird. Entscheidet sich das Unternehmen für eine interne Untersuchung, muss es sich bewusst werden, was es genau untersuchen und was es mit den Ergebnissen nach Abschluss der Untersuchung machen will. Schliesslich muss das Unternehmen die Untersuchung rechtlich korrekt und effizient aufsetzen, damit in angemessener Zeit und unter Einsatz der dafür vorgesehenen Ressourcen die gewünschten Resultate hervorgebracht werden. Im Rahmen der internen Untersuchung verstärken sich sodann die dem Arbeitsverhältnis inhärenten Interessensgegensätze zwischen Arbeitgeberin und Arbeitnehmer, weshalb sich für die untersuchenden Personen wiederkehrend anspruchsvolle Fragen im Bereich des Arbeits- und Datenschutzrechts stellen. Das vorliegende Handbuch knüpft an den praktischen Fragen an, die sich im Zusammenhang mit internen Untersuchungen stellen. Das Ziel besteht darin, dem Benutzer die wesentlichen Fragestellungen zu den einzelnen Themenkomplexen aufzuzeigen. Checklisten und Übersichten sollen den Einstieg in das Thema erleichtern. Dabei ist stets zu berücksichtigen, dass das Thema der internen Untersuchung breit ist und sich zahlreiche, teilweise sehr komplexe rechtliche Fragen stellen, deren abschliessende Beantwortung den Umfang der vorliegenden Darstellung bei Weitem sprengen würde. Das vorliegende Handbuch hat zum Ziel, dem Leser den Einstieg in eine weitergehende Diskussion über allenfalls vertiefte Fragestellungen zu erleichtern.
Im Grundlagenteil wird auf Begriff, Ziel und Zweck einer internen Untersuchung eingegangen. Daran anschliessend werden die typischen Auslöser einer internen Untersuchung beschrieben, wobei ein besonderes Augenmerk auf die internen Hinweisgeber gelegt wird. Das darauffolgende Kapitel befasst sich mit der wichtigen Vorbereitung und Planung der internen Untersuchung, unter Einschluss der Sofort-Massnahmen und der kommunikativen Herausforderungen. Im Anschluss daran wird die eigentliche Durchführung der Untersuchung behandelt. Ein besonderes Augenmerk wird dabei auf die Datenanalyse und die Mitarbeiterbefragung gelegt. Angesprochen wird auch, wie aus Unternehmenssicht, unter anderem durch den Einsatz von neuen Technologien, gewährleistet werden kann, dass die Untersuchung möglichst effizient, gleichzeitig aber qualitativ einwandfrei durchgeführt wird. Daran anschliessend wird die Nachbereitung der Untersuchung behandelt, d.h. die Sanktionen gegenüber Mitarbeitern und die Anpassung des Compliance-Management-Systems. Gesondert behandelt wird die Frage, ob das Unternehmen Verhaltensrichtlinien für interne Untersuchungen und den Sanktionsprozess aufstellen soll.
Während meiner langjährigen Tätigkeit als Head Litigation für Novartis habe ich grenzüberschreitende Untersuchungen und Verfahren geleitet und mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen aus Rechts- und Compliance-Abteilungen sowie aus dem Business, der Kommunikation und dem Personalwesen aus verschiedenen Teilen der Welt zusammengearbeitet. Wichtig war für mich stets eine effektive Zusammenarbeit über kulturelle Verschiedenheiten hinweg, womit sich auch komplexe und anspruchsvolle Herausforderungen meistern lassen. Meine In-House-Erfahrung gehört denn auch mit zu den spannendsten und lehrreichsten Zeiten meiner bisherigen beruflichen Karriere, und von meinen Erfahrungen profitiere ich in meiner heutigen Tätigkeit als externe Anwältin in den dieser Publikation zugrunde liegenden Bereichen.
Besonderer Dank gebührt Frau MLaw Marlen Schultze, Advokatin, Assistentin und Doktorandin im Bereich Strafrecht an der Universität Basel, für die kritische und sorgfältige Durchsicht des Manuskripts, Redaktionsarbeiten und das Erstellen von Verzeichnissen. Weiter danke ich herzlich Herrn Adrian Ott, Senior Manager Forensic Technology & Discovery Services, Ernst & Young AG, der das Kapitel über eDiscovery und neue Technologien kritisch durchgelesen hat und mir wertvollen Input geliefert hat. Meine Kollegen, Herr Dr. Daniel Lengauer und Frau MLaw Nina Studer, haben mich sodann ebenfalls mit zahlreichen Hinweisen unterstützt, und auch ihnen sei dafür und für den wertvollen Austausch herzlich gedankt. Meine Assistentin, Frau Rebecca Roser, schliesslich hat mich in den formalen Redaktionsarbeiten unterstützt, und auch ihr sei an dieser Stelle gedankt.
